Accueillir un stagiaire peut être très utile pour l’entreprise et formateur pour le jeune. Mais vous devez respecter certaines règles. Sinon, l’entreprise risque des problèmes juridiques ou financiers. Voici les 7 erreurs les plus fréquentes, expliquées simplement.
1. Oublier la convention de stage
La convention de stage est obligatoire. L’entreprise, le stagiaire et l’établissement doivent la signer avant le début du stage. Sans cette convention, vous ne pouvez pas accueillir le stagiaire légalement.
Risques : un juge peut transformer le stage en contrat de travail, avec salaires et indemnités à payer. L’entreprise risque aussi une amende.
À retenir : la convention doit être prête et signée avant l’arrivée du stagiaire.
2. Mal calculer la gratification
L’entreprise doit verser une gratification si le stage dure plus de 2 mois, soit plus de 44 jours de présence ou 308 heures sur l’année scolaire.
Montant minimum en 2026 : 4,50 € par heure, soit environ 682,50 € par mois pour un stage à 35 heures par semaine.
En pratique : en dessous de 2 mois, l’entreprise n’a pas l’obligation de verser une gratification. Au-delà, elle verse cette gratification chaque mois. Certaines conventions collectives prévoient un montant plus élevé.
Erreur fréquente : attendre le 3e mois pour commencer à payer. En réalité, dès que l’entreprise dépasse le seuil, elle doit appliquer les règles prévues.
3. Penser qu’un “petit stage” ne demande pas de convention
Même pour quelques jours, vous devez formaliser le stage. La convention encadre les missions, la durée et le suivi.
Point d’attention : certains stages d’observation ont des règles particulières. Il faut donc vérifier le cadre exact avec l’établissement.
4. Ne pas désigner de tuteur
L’entreprise doit confier le suivi du stagiaire à un tuteur. Ce tuteur aide, explique le travail et vérifie que le stage correspond bien à la formation.
Risque : sans tuteur, l’entreprise encadre mal le stage. En cas de problème, elle engage sa responsabilité.
Bon réflexe : nommez le tuteur clairement, informez-le de son rôle et prévoyez du temps de suivi.
5. Oublier l’attestation de fin de stage
À la fin du stage, l’entreprise doit remettre une attestation au stagiaire.
L’attestation doit indiquer : la durée du stage et, s’il y en a une, la gratification totale que l’entreprise a versée.
Risque : sans attestation, le stagiaire peut avoir du mal à faire reconnaître son stage.
6. Se tromper sur les formalités administratives
Un stagiaire n’est pas un salarié. Il n’y a donc pas de DPAE à faire. En revanche, il faut inscrire le stagiaire dans une partie spécifique du registre unique du personnel et conserver la convention de stage.
À faire : tenez la convention à jour, inscrivez le stagiaire au registre du personnel, suivez la gratification si elle s’applique et remettez l’attestation de fin de stage.
À savoir : si l’entreprise traite le stagiaire comme un salarié ou s’il n’existe pas de convention, un juge peut considérer les sommes versées comme des salaires.
7. Donner au stagiaire un mauvais rôle
Il faut éviter deux excès : utiliser le stagiaire comme un vrai salarié, ou au contraire ne rien lui confier.
À éviter : lui confier un poste permanent, le laisser travailler seul ou lui demander des tâches sans lien avec sa formation.
Risque : un juge peut transformer le stage en contrat de travail.
Autre erreur : ne pas donner de vraies missions au stagiaire, ou le laisser sans suivi.
Conséquence : le stage devient inutile, le stagiaire se démotive et l’image de l’entreprise peut en souffrir.
Bonne pratique : prévoyez des missions claires, utiles et en lien avec la formation du stagiaire.
Cas des stagiaires mineurs
Pour les stagiaires de moins de 18 ans, vous devez respecter des règles supplémentaires, notamment sur le temps de travail, le repos et certaines tâches interdites.
- vérifier les autorisations nécessaires
- respecter les limites d’horaires
- éviter les travaux interdits aux mineurs
En résumé...
| Obligatoire | À éviter |
|---|---|
| Convention signée avant le début | Utiliser le stagiaire pour remplacer un salarié |
| Tuteur désigné | Donner des missions sans lien avec la formation |
| Gratification si le stage dépasse 2 mois | Oublier le suivi du stage |
| Inscription au registre du personnel | Oublier l’attestation de fin de stage |
Conclusion
Accueillir un stagiaire ne se résume pas à lui donner un bureau et des missions. Vous devez poser un cadre clair, assurer un vrai suivi et gérer quelques formalités simples. En faisant cela, vous protégez l’entreprise et vous offrez une meilleure expérience au stagiaire.
Checklist rapide avant l'arrivée d'un stagiaire
- Convention signée par les 3 parties (entreprise, école, stagiaire)
- Tuteur désigné
- Missions définies
- Gratification vérifiée si le stage dépasse 2 mois
- Inscription au registre du personnel
- Attestation prévue pour la fin du stage